Elément crucial d’une organisation, l’approvisionneur a la lourde responsabilité d’effectuer les commandes de produits nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Souvent sous la responsabilité de l’acheteur, il s’occupe de déclencher les commandes, dans le cadre du contrat défini, en s’assurant de commander les bonnes quantités, au bon moment, afin que l’entreprise puisse produire, mettre en stock et livrer dans les temps ses clients. Souvent confronté à une absence de visibilité sur la prévision effectuée, l’approvisionneur doit s’assurer de n’avoir ni de surplus de stock, ni de rupture de stock, ni de retard client. En proie à des prévisions fluctuantes et des besoins changeants, il doit aussi faire face à une certaine rigidité du côté des fournisseurs. Autant d’éléments qui font de l’approvisionnement un métier stressant, d’autant plus en l’absence d’outil supply chain collaboratif favorisant la visibilité !
Approvisionneur : une fonction centrale de l’entreprise
L’approvisionneur travaille en lien étroit avec le demandeur, l’acheteur et la comptabilité. Son travail consiste à établir, envoyer et suivre les commandes passées par l’entreprise à destination des fournisseurs externes. Rattaché au service logistique, achat ou commercial, l’approvisionneur a pour mission d’optimiser les approvisionnements : délais, coûts, qualité, quantité… En outre, l’évolution de la Supply Chain a profondément modifié cette fonction, qui est aujourd’hui centrale pour les entreprises.
Les principales missions de l’approvisionneur sont les suivantes :
- Définir et suivre la politique de gestion des stocks de l’entreprise ;
- Mettre en place les plans d’approvisionnement, en utilisant les prévisions existantes ou non ;
- Traiter les commandes et assurer leur suivi depuis leur émission jusqu’à leur livraison.
Approvisionneur et acheteur : quelles différences ?
L’approvisionneur ne doit pas être confondu avec l’acheteur. Tandis que l’acheteur achète une prestation, l’approvisionneur gère l’aspect physique et logistique lié à l’achat de cette prestation. Ainsi, l’acheteur a pour mission d’optimiser les coûts d’achat pour assurer la rentabilité de l’entreprise. L’approvisionneur garantit quant à lui l’approvisionnement, en s’assurant que les produits soient disponibles en temps et en heure. Il veille également à éviter les ruptures et à optimiser les stocks. En somme, la fonction de l’acheteur est stratégique et économique ; celle de l’approvisionneur est stratégique et opérationnelle.
Les enjeux de l’approvisionneur
· Veiller au respect des procédures d’achat
L’approvisionneur doit s’assurer que tous les achats réalisés respectent les procédures définies par l’entreprise. Pas question en effet d’outre-passer les autorisations ou d’improviser en matière de fournisseur ou de taille de lot par exemple. Ainsi, le rôle de l’approvisionneur est autant opérationnel que stratégique : il doit piloter les achats mais également prendre de la hauteur de sorte que les approvisionnements s’inscrivent dans la politique de l’entreprise. En somme, l’approvisionneur doit garder l’œil sur les objectifs fixés par l’entreprise et prendre des décisions qui s’y conforment.
· Anticiper les délais fournisseurs
L’approvisionneur est en lien étroit avec les fournisseurs. Aussi, il se doit de connaître le planning de ses fournisseurs pour anticiper au mieux leurs délais. Vacances, période de suractivité, allongement des délais de production… Chaque facteur susceptible d’impacter les délais fournisseurs doit être anticipé de sorte que les approvisionnements arrivent en bonne quantité, au bon moment.
· Assurer la mise à disposition des achats en temps et en heure
L’activité principale de l’approvisionneur repose sur la réalisation des commandes. Il doit ainsi s’assurer que les quantités exactes seront reçues en temps et en heure pour le bon déroulé de l’activité de l’entreprise. Délais, coûts, quantités… L’approvisionneur est tenu de trouver les meilleures prestations et d’optimiser la logistique des approvisionnements.
· Faire face aux imprévus
Rupture de stock côté fournisseur ou allongement du délai de livraison, l’approvisionneur se doit de trouver des solutions au plus vite. Dans le cas contraire, l’activité de l’entreprise dans son ensemble s’en trouve impactée : stocks, supply chain, clients… L’approvisionneur doit ainsi s’adapter en continu pour que les aléas ne se répercutent pas sur l’activité de l’entreprise.
· Régler les litiges
L’approvisionneur a pour mission de régler les litiges avec les fournisseurs, en cas de produit manquant ou défectueux notamment. Il s’agit-là d’un enjeu majeur pour l’approvisionneur : en lien étroit avec les fournisseurs, il doit s’assurer de la qualité de leur prestation pour que les process en aval puissent se dérouler sans accroc.
Approvisionneur : une fonction pivot aux missions variées
Achats, supply chain, fournisseurs, clients, stocks, stratégie, opérations, suivi : l’approvisionneur est une fonction pivot. En échange permanent avec toutes les fonctions de l’entreprise, il doit accorder les violons pour assurer l’harmonie générale. Ainsi, l’approvisionneur coordonne les opérations en fonction des contraintes des fournisseurs, des fonctions achats, de la production et de la logistique.
· Approvisionneur et fournisseurs
L’approvisionneur participe à l’étude de marché des fournisseurs, en travaillant conjointement avec les acheteurs sur l’appel d’offres. Une fois la sélection réalisée – conformément aux procédures d’achat –, il passe les commandes. Après réception des produits, l’approvisionneur procède à une vérification à l’issue de laquelle il accepte ou non la livraison. Si les produits sont conformes, ils peuvent être stockés ; s’ils ne le sont pas, l’approvisionneur les retourne au fournisseur et gère le litige.
· Approvisionneur et achats
Lorsque le choix du fournisseur est fait, la fonction achats sélectionne et négocie une prestation. L’approvisionneur se charge ensuite de calculer les besoins de l’entreprise pour passer commande auprès du fournisseur.
· Approvisionneur et production
Dans la mesure où il coordonne les approvisionnements, l’approvisionneur sait quand les produits seront disponibles et en quelle quantité. Il travaille donc étroitement avec la fonction production pour suivre au mieux la réception des produits. Certains logiciels spécialisés permettent d’ailleurs à l’approvisionneur de planifier les activités avec plus de facilité.
· Approvisionneur et logistique
L’approvisionneur synchronise les opérations logistiques de l’entreprise : réception, stockage, expédition, livraison… Son rôle est de superviser la chaîne pour assurer la fluidité des process.
Qu’est-ce qu’un approvisionneur idéal ?
Tout comme ses missions et ses interlocuteurs, les compétences de l’approvisionneur idéal sont variées :
· Capacité d’adaptation et résistance au stress :
Méthodique, l’approvisionneur doit se positionner comme garant du rendement de l’entreprise et du bon déroulé des opérations. Il doit alors montrer une forte capacité d’adaptation ainsi qu’une bonne résistance au stress. Ce stress est inhérent à sa position qui est au carrefour de nombreuses activités de l’entreprise (commerce, production, contrôle qualité, etc).
· Aisance relationnelle et sens de l’organisation :
L’approvisionneur est en relation continue avec des acteurs internes et externes. Il doit répondre à de nombreux enjeux, réaliser des missions variées et coordonner des acteurs aux contraintes diverses. Ainsi, l’approvisionneur doit avant tout faire preuve d’un excellent sens du relationnel et d’une organisation sans faille. De plus, son périmètre opérationnel est souvent large avec des milliers de références à gérer.
· Connaissance de la supply chain et exploitation de la prévision :
Pour assurer le bon déroulé des opérations, l’approvisionneur se doit de connaître parfaitement les process de la supply chain de son entreprise. Il est en effet primordial qu’il sache quelle quantité de produit est nécessaire à quel endroit et à quel moment pour garantir la fluidité du processus. L’approvisionneur doit par ailleurs souvent pallier le manque de prévisions : si l’entreprise enregistre une forte saisonnalité, les approvisionnements devront correspondre aux périodes hautes et aux périodes basses. Il n’est donc pas rare que la fonction prévision incombe implicitement à l’approvisionneur. Tout l’enjeu est ici d’éviter toute rupture ou tout surstock.
· Connaissance de la réglementation, notamment douanière :
En tant qu’intermédiaire entre les fournisseurs et l’entreprise, l’approvisionneur doit s’assurer que les approvisionnements respectent les diverses réglementations en vigueur. L’approvisionneur idéal maîtrise donc les réglementations douanières, en particulier si son entreprise s’ouvre à l’international. De plus, la connaissance des incoterms (International Commercial Terms) est indispensable pour éviter tout litige et toute mauvaise surprise lors des livraisons.
En somme, l’approvisionneur idéal est un drôle d’oiseau : pluridisciplinaire et sur tous les fronts. Garant du bon déroulé des opérations, il occupe une fonction pivot qui fait de lui un acteur stratégique de l’entreprise. Pourtant, il est parfois difficile de concilier les impératifs de tous les acteurs qu’il coordonne. L’approvisionneur évolue dans un milieu hostile fortement soumis aux aléas et assez stressant.
Le stress de l’approvisionneur : la volatilité de la prévision en amont, face à la rigidité de l’engagement en aval
L’approvisionneur, un poste trop souvent aveugle des prévisions
Situé en bout de chaîne de la supply chain, il n’est pas rare que l’approvisionneur subisse les aléas survenus en amont, par effet boule de neige. Souvent aveugle du besoin, l’approvisionneur se retrouve face à un système (ERP, APS…) qui lui demande de commander 10 fois plus de pièces que d’ordinaire, sans savoir s’il s’agit d’une erreur ou de la conséquence d’une série de décisions prises en amont. Est-ce que c’est parce qu’il y a un nouveau stock de sécurité ? Une grosse commande ? Une nouvelle prévision ? Une nouvelle taille de lot ? Une erreur dans le stock ? Mystère et boule de gomme. L’approvisionneur fait face à une variation constante de son besoin et de sa demande, sans connaître les causes sous-jacentes. En plus d’une demande extrêmement fluctuante, il fait face à des règles de gestion changeantes. Du jour au lendemain, on lui demande de faire des virages à 180°, d’annuler des produits déjà commandés, d’en commander de nouveaux, de rectifier des commandes… Sauf qu’en aval, il fait face à des fournisseurs avec des délais de livraison contraints. Si le fournisseur est à l’autre bout du monde, le délai de livraison de 4 mois ne peut être réduit, même avec toute la bonne volonté du monde. Sauf en passant par du transport alternatif (type aérien), mais dans ce cas quid du bilan carbone et du prix.
Des engagements fournisseurs par nature rigides
Dans la distribution spécialisée ou même dans l’industrie, il n’est pas rare qu’un approvisionneur ait jusqu’à plusieurs mois de lead time, avec des règles d’expédition fournisseurs particulières. Par exemple, avec son fournisseur asiatique, il sait que le Nouvel An chinois perturbera le processus. Vis-à-vis de ses fournisseurs, l’approvisionneur fait donc face à une certaine rigidité, qui fait qu’il ne peut pas changer ses plans du jour au lendemain. En interne, on lui demande pourtant de faire preuve d’une grande agilité, pour s’adapter constamment aux changements de plan de dernière minute et gérer les urgences… Ces impératifs antinomiques placent l’approvisionneur dans un stress permanent. Car en plus de ses responsabilités visant à faire respecter leurs contrats et délais aux fournisseurs, l’approvisionneur doit prendre des engagements fermes, pour de l’horizon long terme, qui peuvent coûter cher à l’entreprise. En effet, la qualité de son travail a un impact direct sur son BFR (Besoin en Fond de Roulement).
Par ailleurs, son poste exige une excellente maîtrise des produits mais aussi des flux associés, pour être capable de déceler une commande anormale, mesurer des risques potentiels sur la qualité ou les délais ou encore maitriser des alternatives possibles.
Les bénéfices d’un outil supply chain pour l’approvisionneur
1.Une visibilité transverse
L’absence de visibilité constitue la principale problématique de l’approvisionneur. Historiques, archives de prévision, tailles de lots, réceptions planifiées, stocks de sécurité… Avec un outil supply chain bien pensé, toutes les informations sont centralisées au même endroit. Plus besoin de fouiller dans des fichiers Excel dispersés, d’essayer d’interroger l’ERP ou de téléphoner à d’autres services pour comprendre pourquoi le système demande a commandé tant de tel produit.
L’accès aux archives permet de consulter une vision du passé formatée et consolidée, jusque-là seulement contenue dans la mémoire des salariés. Avec un outil supply chain tel que Colibri, l’approvisionneur accède en outre à un écran d’analyse de variabilité, qui permet de comparer un plan de la demande à un autre. Ainsi, si depuis des mois l’approvisionneur commande 100 pièces d’un produit et que le système lui demande soudainement d’en prendre 1000, il pourra facilement comprendre pourquoi et vérifier qu’il ne s’agisse pas d’une erreur.
Enfin, en cas de doute, l’aspect collaboratif du logiciel permet de facilement poser des questions aux personnes concernées, par exemple au prévisionniste. L’échange restera enregistré dans le système, afin qu’il soit facile de retrouver l’information donnée si la même situation venait à se reproduire.
2.Une meilleure gestion de sa relation fournisseurs
Pour que les négociations et réajustements de dernière minute soient plus facilement acceptés par les fournisseurs, l’approvisionneur a tout intérêt à développer une bonne relation avec eux, en les considérant comme de véritables partenaires. Pour ce faire, il faut garder en tête que l’approvisionneur prend le rôle de prévisionniste auprès du fournisseur. Charge à lui de ne pas reproduire les erreurs effectuées en amont, en faisant en sorte d’apporter le plus de visibilité possible au fournisseur, en étant parfaitement transparent. Cette approche gagnant-gagnant n’est possible que si l’approvisionneur dispose d’un bon outil supply chain.
3.L’intérêt du S&OP pour l’approvisionneur
La variabilité du coût et de la demande dans les approvisionnements est inhérente à l’activité d’une entreprise. Soit la variabilité est vécue comme une contrainte, « on fera comme on pourra », soit elle est envisagée comme un avantage concurrentiel. Dans ce dernier cas, il convient de s’organiser pour pouvoir gérer proprement cette variabilité. C’est tout l’intérêt d’une approche S&OP. Grâce à une visibilité transverse sur ses opérations, la Direction prend des décisions stratégiques pour fluidifier sa supply chain et faciliter le travail de l’approvisionneur. Bien que la prévision à court terme puisse changer, il s’agit de faire des prévisions à 24 mois, et de prendre des décisions en fonction des taux de fluctuation de la demande, sur chaque famille, produits et clients. En prenant en compte la variabilité de la demande et en la pondérant selon l’importance et le prix des produits, l’entreprise définit la marche à suivre pour chaque produit. L’ensemble du processus supply chain est davantage structuré et l’approvisionneur gagne en sérénité, car il sait quelles règles de gestion appliquer pour maîtriser son flux plutôt que de le subir. Le S&OP offre en outre un référentiel à l’approvisionneur : il sait comment et dans quelle mesure il peut dépenser l’argent de l’entreprise et sait à qui faire remonter l’information en cas d’écarts. Ce n’est pas pour rien que l’approvisionneur est souvent appelé « gardien du coffre-fort de l’entreprise ». Pour mener à bien sa mission, il a besoin de savoir ce qui rentre et sort du coffre-fort, afin de garder les lingots bien au chaud ! Vous l’aurez compris : le stress de l’approvisionneur se caractérise par un manque cruel de visibilité sur les prévisions, les règles à appliquer et l’explication de la génération du besoin. Un outil comme Colibri permet de lui rendre la visibilité et lui donne la possibilité de davantage collaborer avec les différents services pour comprendre la demande, ce qui lui permettra de prendre soin de ses fournisseurs en bout de chaîne. Avec Colibri, l’approvisionneur peut faire preuve de plus d’agilité, dans la mesure où il maitrise sa marge de manœuvre. De plus, gérer des milliers de produits n’est plus une contrainte insurmontable et chronophage. In fine, avec le bon outil supply chain, l’approvisionneur gagne en sérénité et en performance.
